Planification opérationnelle

Le plan opérationnel annuel est un document général pour l'organisation, qui présente la liste des activités, chacune avec sa date et sa durée, régulièrement réalisées dans l’organisation au cours de l’année et qui permettront d'atteindre les objectifs stratégiques de l’organisation. Chaque division ou département doit élaborer son propre plan opérationnel, intégré dans le plan stratégique. Les plans opérationnels peuvent ensuite être revus ou modifiés en fonction de l'évolution des circonstances ou de l’exécution des activités. Ils peuvent fournir un cadre visuel avec lequel les parties prenantes peuvent interagir. Un exemple de plan opérationnel peut être un diagramme de Gantt ou un tableau - qui énumère les catégories et les activités sur l'axe vertical et le calendrier, les étapes et l’état d’avancement sur l’axe horizontal. De nombreuses versions peuvent être téléchargées en ligne et être ensuite adaptées à vos besoins.

Détermination des objectifs

Les objectifs décrivent ce que l'organisation de rugby tente de réaliser. Il est important de fixer des objectifs qui sont associés à l’Énoncé de vision et de mission. Ils peuvent aider à focaliser l’attention, permettre de mesurer les progrès et les performances et faire progresser l’organisation. Fixer des objectifs facilite également la planification, fournit une orientation et des lignes directrices, peut motiver et inspirer les employés et les bénévoles et peut également donner l’impression qu'il est possible de relever les défis.

Tous les objectifs devraient être SMART :

• S = Spécifique - décrit un domaine spécifique d'amélioration, explique ce que l’on veut atteindre.
• M = Mesurable - quantifie ou au moins suggère et indique le progrès, la manière dont il est démontré et évalué
• A = Atteignable - adapté à la réalité de la situation et de l’environnement, de sorte qu’il soit ambitieux mais pas irréaliste
• R = Relié - apporte une valeur au bon moment. Lié à, aligné sur la stratégie générale, cohérent avec le passé, le présent et l’avenir
• T = Temporel - si aucun délai n'est fixé pour la réalisation de l'objectif, il est probable que l’objectif ne sera pas atteint

Exemple d’objectif SMART

Conclure un contrat avec 3 nouveaux sponsors pour le club dans les 18 mois à venir.

Opérations

Les opérations sont liées à l'exécution des activités, projets et tâches à court et moyen terme qui définissent une grande partie de l'activité quotidienne de l’organisation. Celles-ci exigent beaucoup de temps, d'énergie, d’efforts, de capacités, d’informations et de ressources pour produire le résultat souhaité.

Répartition opérationnelle

Tout le travail à accomplir dans une organisation peut être décomposé hiérarchiquement en fragments plus petits et plus faciles à gérer, chacun ayant ses propres objectifs et résultats. Plus le niveau est élevé, plus le travail est stratégique et complexe avec des risques plus importants, plus le temps et le budget requis sont importants avec une plus grande interdépendance envers les autres.

Gestion des activités

Les activités peuvent généralement être entreprises sur une courte période de temps. Afin de mener l’activité à terme avec succès, de nombreuses tâches différentes peuvent être nécessaires. Chaque activité peut dépendre des circonstances et des personnes chargées de la mener à terme.

Pour faciliter la gestion des activités, il peut être judicieux d'établir des procédures opérationnelles standard qui peuvent servir de guide pour la fois suivante, ainsi qu’un calendrier des activités qui indique le début et la fin des tâches requises ainsi que la période préparatoire avant le démarrage.

Le tableau suivant donne quelques exemples des types d'activités et de tâches qui peuvent être nécessaires pour une activité de rugby au sein d’une organisation :

Fiche d’activité

Une fiche d’activité est un document contenant les détails de l’activité qui pourront aider la personne responsable à accomplir sa tâche.

Elle devrait contenir les informations suivantes :

• Nom de l’activité
• Description générale
• Nom du responsable
  • Personnel de soutien
  • Organisations de soutien
• Informations générales
  • Finalité
  • Public/bénéficiaires cibles
  • Champ d’application (niveau de détail)
  • Objectifs / résultats
  • Livrables/attendus
  • Durée (début/fin/heures requises)
  • Principaux jalons
• Aspects techniques
  • Compétences requises
• Équipement requis
• Protocoles/guide
• Évaluation des risques
• Informations financières
  • Budget
  • Mécanisme de financement
  • Paiements requis
• Informations opérationnelles
  • Lieu
  • Type d’activité
• Informations commerciales et communication
  • Besoins et activités de communication
  • Opportunité potentielles de sponsoring
• Autres informations complémentaires

Votre organisation est encouragée à développer son propre modèle de Fiche synthétique d'activité pour répondre à ses besoins